Melakukan proses aplikasi terhadap Sistem Manajemen ISO 9001:2008 bukanlah hanya suatu batasan sertifikasi belaka, tapi setiap perusahaan sebaiknya mengetahui proses terhadap bagaimana perubaan telah terjadi selama proses penyusunan Sistem Manajemen ISO 9001:2008 tersebut dijalankan. Banyak perusahaan mendapatkan suatu kondisi yang tidak sesuai dari harapan, sertifikasi ISO 9001 berhasil didapatkan tetapi sistem tidak dapat dijalankan dengan baik. Salah satu kesalahan terbesar yang muncul dari kegagalan ini adalah bagaimana proses pembuatan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001 dibentuk oleh perusahaan. Berikut adalah 5 kesalahan utama yang menyebabkan mengapa Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 gagal untuk dapat digunakan untuk stimulus terhadap perkembangan bisnis.
1. Hanya melihat pada kebutuhan sertifikasi saja
Banyak perusahaan melihat bahwa penerapan Sistem Manajemen ISO 9001:2008 itu adalah bagian terpisah dari business process organisasi/ perusahaan, istilah hanya untuk kebutuhan sertifikasi saja. Hal inilah yang menyebabkan ruang lingkup ISO menjadi sempit dan tumpul sehingga tidak bisa senjata yang strategis untuk dapat digunakan dalam mengembangkan perusahaan.
Contoh sederhana, dalam perusahaan yang hanya melihat kebutuhan adanya sertifikasi saja sehingga tidak jarang, perusahaan merasakan adanya "semangat" ISO pada jarak waktu 3 bulan sebelum kegiatan audit.
2. Tidak terdapat karakter personal karyawan yang kuat dalam penerapan sistem
Beberapa perusahaan gagal untuk menerapkan ISO 9001:2008 karena karakter individu yang ditunjuk sebagai MR (Management Representative) adalah individu yang tidak memiliki nilai atau aspek yang kuat dalam menjaga sistem. Beberapa pertimbangan menunjukkan bahwa kurangnya kekuatan MR dalam menjaga garis yang tegas dalam sistem kadangkala justru menyebabkan sistem tidak secara konsisten dijalankan.
Proses pengkombinasian antara beberapa fungsi pekerjaan dalam posisi MR sebenarnya bukanlah tindakan yang salah, namun perlu untuk lebih mempertimbangkan terhadap tingkat kesulitan dalam penerapan sistem dalam perusahaan, apabila ruang lingkup luas dan tingkat kesulitan penerapan sangat sulit maka hal ini membutuhkan individu yang memiliki peranan authorisasi yang kuat ataupun fungsi yang terpisah dengan jabatan atau fungsi pekerjaan lainnya.
3. Budaya perusahaan
Beberapa kegagalan dalam penerapan ISO 9001:2008 lebih disebabkan adanya budaya perusahaan yang gagal untuk berubah menjadi profesional. Kekuatan subyektif dari pemilik perusahaan yang salah perhitungan menyebabkan konsep penyediaan sumber daya dan dukungan manajemen hanya menjadi seadanya tidak secara utuh menunjang. Dimana hanya pemenuhan standar paling minimal yang muncul dalam proses pemenuhannya.
Kegagalan penerapan akan muncul karena suasana dukungan manajemen terlihat lemah dan hanya setengah-setengah.
4. Kompetensi sumber daya manusia
Pada beberapan perusahaan, penyusunan sistem manajemen ISO 9001 hanya dilakukan oleh konsultan. Beberapa konsultan "diminta" secara khusus untuk memastikan adanya jaminan kelulusan bagi pelanggan, namun secara implementasi gagal untuk mengetengahkan solusi pemecahan masalah bagi client nya. Akibat yang muncul adalah pemahaman organisasi terhadap Sistem Manajemen ISO tersebut gagal. Dan setelah konsultan menyelesaikan programnya, sistem ini menjadi eksklusif yang hanya dikuasai beberapa kelompok dalam organisasi tanpa melibatkan adanya rasa kepemilikan dari seluruh kalangan organisasi.
5. Hanya sekedar sistem dokumentasi
Ketika akan dicanangkan suatu Sistem ISO di dalam organisasi ternyata yang ditemukan dalam perusahaan adalah pemikiran adanya kebutuhan dokumentasi yang banyak. Akibatnya perusahaan hanya terpaku pada kebutuhan untuk penyusunan dokumen dan melupakan bagaimana proses implementasi terhadap dokumen itu dijalankan. Ketika seluruh sistem dokumentasi terselesaikan, perusahaan melihat bahwa tugas yang dijalankan dalam penerapan Sistem Manajemen Mutu tersebut sudah selesai.
Kelima kesalahan itulah yang menyebabkan perusahaan gagal menggunakan Sistem Manajemen ISO 9001:2008 sebagai alat penunjang reformasi dalam Sistem Manajemen Perusahaan. Salah satu alternatif yang dapat dipertimbangkan oleh perusahaan adalah menggunakan jasa konsultan yang tepat dan terbaik untuk penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001 sehingga dapat dijadikan alat yang tepat untuk melakukan proses reformasi perusahaan Anda. Bukan hanya sekedar kebutuhan sertifikasi saja. (amarylliap@yahoo.com, 08129369926)
