Menjadi Auditor ISO 9001:2008 yang Tepat dan Efektif

Salah satu proses yang muncul dalam penerapan Sistem ISO 9001:2008 adalah proses audit internal. Dalam penerapan sistem audit internal salah satu persyaratan yang diwajibkan bahwa suatu organisasi harus memperhatikan kualifikasi individu yang menjadi auditor secara tepat. Lalu bagaimanakah cara yang tepat untuk memiliki tim internal auditor yang baik dan efektif?

Hal pertama: melakukan proses pelatihan internal auditor

Perusahaan ataupun organisasi yang akan memiliki tim auditor disarankan untuk melakukan program dan kegiatan internal auditor, artinya training harus dijalankan agar tim auditor dapat memahami secara efektif tata cara dari pelaksanaan audit serta yang terpenting adalah pemahaman dari klausul yang ada dalam ISO 9001:2008 itu sendiri. Teknik dan tata cara penyusunan checklist audit serta laporan yang merupakan dari hasil kegiatan audit itu sendiri.

Hal kedua: melakukan proses dan teknik implementasi kegiatan audit

Proses kedua ini adalah bagian terpenting dari suatu proses pengembangan dan pelatihan tim internal audit. Dimana perusahaan/ organisasi melakukan suatu tahapan implementasi langsung dalam menilai kemampuan auditor. Pelatihan tidak akan bermanfaat tanpa disertai dengan jam terbang yang akan mendukung dari kegiatan internal audit itu sendiri.

Hal ketiga: Evaluasi dari tim internal audit

Dimana dari setiap tahapan dan kegiatan audit yang dijanlankan, auditor dilakukan proses evaluasi terhadap performa audit yang dimilikinya mencakup pada kemampuan teknis audit, pemahaman dari area proses kerja, teknik berkomunikasi kepada auditee dan penyusunan laporan. Proses tindak lanjut perlu untuk dilakukan untuk meningkatkan performa auditor seperti penyediaan pelatihan ulang, penambahan jam audit serta program coaching yang dibutuhkan dari kegiatan audit.

Lakukan proses perumusan dan pengembangan kompetensi yang tepat dari program audit internal yang ditetapkan oleh perusahaan/ organisasi Anda. Kembangkan dan lakukan proses referensi eksternal yang tepat untuk memastikan adanya peningkatan bisnis yang sesuai dan optimal dalam bisnis Anda. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)

Strategi Menjadi Auditor OHSAS 18001 yang tepat dan efektif

Dibandingkan dengan Sistem Manajemen Sertifikasi ISO lainnya, konsep dan proses untuk menjadi auditor OHSAS 18001 adalah melalui tahapan dan proses yang sedikit lebih "unik". Sulit? Jawabannya adalah tidak ,namun dibutuhkan beberapa strategi yang tepat agar kegiatan audit OHSAS 18001 sesuai dengan standar persyaratan yang telah ditetapkan tersebut.

Strategi Pertama: Pemahaman terhadap karakter keselamatan kerja dalam bisnis

Manajemen operasional terhadap semua perusahaan tidak sama, namun dalam beberapa hal nilai/ point yang dapat digunakan untuk memastikan bahwa konsep dan prinsip K-3 diterapkan dalam perusahaan tersebut. Sangat penting bagi auditor untuk memiliki pengalaman yang memadai dalam proses penyusunan dan identifikasi aspek K-3 yang dijalankan di lapangan tersebut. Apabila pengalaman belum memadai, menjadi penting bagi auditor yang bersangkutan untuk melakukan proses pembelajaran yang berhubungan dengan pengembangan aspek K-3 dalam perusahaan.

Strategi Kedua: Proses Pemahaman Aspek dan Regulasi yang terkait dengan konsep pengembangan K-3

Salah satu nilai penting dalam klausul OHSAS 18001 adalah melakukan proses pemastian yang terkait dengan seluruh peraturan maupun persyaratan yang terkait dengan aspek K-3 yang dijalankan dalam perusahaan tersebut. Pemahaman mengenai regulasi dan arti pentingnya menjadi suatu paramater yang kuat untuk dijadikan nilai dalam pemeriksaan audit dalam perusahaan.

Strategi Ketiga: Teknik Interview dan Observasi

Salah satu kompetensi yang penting untuk dikembangkan dalam kegiatan implementasi OHSAS 18001 adalah proses dan pengembangan teknik interview dan observasi yang dijalankan di lapangan. Bagaimana melakukan proses penggalian informasi yang tepat sehingga mendapatkan aspek yang penting untuk perbaikan operasional yang dijalankan dalam perusahaan. Proses observasi juga harus secara cermat digunakan untuk mendapatkan informasi secara teknis terkait dengan proses pengambilan informasi maupun aspek K-3 yang harus diperbaiki dalam perusahaan.

Strategi Keempat: Proses penyusunan laporan

Proses penyusunan laporan menjadi suatu tahapan kritikal yang dapat muncul dalam proses dan penerapan kegiatan audit ini. Auditor yang handal dapat melakukan proses penyusunan laporan yang taktis dengan melakukan proses eksploras yang tepat terkait dengan analisis penyebab dari ketidaksesuaian yang muncul serta penetapan terhadap tindakan perbaikan dan pencegahan yang muncul dari ketidaksesuaian yang dimaksudkan tersebut.

Strategi Kelima: Penyampaian hasil audit

Auditor berkewajiban untuk melakukan proses penyampaian hasil audit kepada pihak auditee untuk kemudian dilakukan proses penanganan yang tepat terkait dengan tindakan perbaikan dan pencegahan yang ada di lapangan.

Demikianlah lima strategi yang tepat dalam menjadi auditor untuk OHSAS 18001,untuk langkah dan pengembangan lebih lanjut sebaiknya melakukan proses pencarian referensi eksternal yang tepat untuk menjadi konsultan dalam perusahaan Anda. (amarylliap@yahoo.com, 08129369926)

Proses Penyusunan Tim Internal Audit ISO 22000

Perusahaan yang telah melakukan proses implementasi terhadap sistem sertifikasi ISO 22000 diharapkan dapat menerima manfaat terbesar dari program sertifikasi tersebut. Salah satu benefit yang didapatkan oleh perusahaan dari program sertifikasi yang dimaksud adalah adanya kegiatan audit yang dijalankan secara berkala di perusahaan sebagai bentuk evaluasi terhadap penerapan Sistem Manajemen ISO 22000 yang dijalankan di dalam perusahaan tersebut.

Program audit itu sendiri menjadi suatu bentuk pengembangan sistem operasional yang penting dalam penerapan sertifikasi ISO 22000. Selain menjadi kewajiban utama, karena menjadi bagian penting yang tidak terpisahkan dari kepentingan program ISO itu sendiri. Kuatnya internal audit yang dimiliki oleh perusahaan menjadi kunci dalam proses perbaikan berkesinambungan serta membentuk budaya kerja positif, dimana aspek profesionalisme terukur dan terdeteksi melalui kegiatan audit itu sendiri.

Lalu bagaimana cara untuk menetapkan tim internal audit yang tangguh dalam perusahaan.

LANGKAH PERTAMA: PENETAPAN TIM AUDITOR

Perusahaan melakukan proses penunjukkan terhadap tim auditor yang akan melakukan proses audit tersebut. Perumusan tim auditor yang ditetapkan harus melalui seleksi dari perusahaan. Hal pertama yang harus diperhatikan adalah kompetensi dari auditor yang akan dipilih. Kompetensi yang ditetapkan adalah pengetahuan yang dimiliki oleh auditor tersebut, kemudian aspek kemampuan interpersonal dari diri auditor itu untuk menyampaikan materi audit dan yang terpenting adalah pengalaman bekerja yang dapat membantu auditee (pihak yang diaudit) untuk memahami permasalahan dan tata cara pemecahannya.

LANGKAH KEDUA: PELATIHAN AUDIT

Meskipun sudah berpengalaman, tidak ada salahnya perusahaan menjalankan program pelatihan yang akan dilakukan untuk proses dan kegiatan audit tersebut. Dalam program ISO 22000, pelatihan yang dibutuhkan meliputi pelatihan terhadap pemahaman dari konsep Sistem Jaminan Keamanan Pangan, yang meliputi GMP (Good Manufacturing Practice), HACCP (Hazard Analytical Critical Control Point), serta klausul-klausul yang termuat dalam Sistem ISO 22000 itu sendiri. Kegiatan pelatihan yang dibuat juga harus dipastikan dapat didesain secara tepat dan akurat untuk program seleksi terhadap tim auditor yang akan menjalankan program audit itu sendiri. Dimana seleksi yang tepat dapat secara positif dapat mengoptimalkan penerapan kegiatan audit internal yang dijalankan dalam perusahaan.

LANGKAH KETIGA: EVALUASI KINERJA AUDITOR

Dalam tim audit, manajemen perusahaan harus menunjukkan lead auditor yang berguna untuk melakukan kegiatan evaluasi terhadap kinerja auditor yang menjalankan proses audit itu sendiri. Proses evaluasi yang dijalankan meliputi dari performa interpersonalnya, bagaimana kinerja auditor dalam membuat laporan serta analisis dan daya kemampuan untuk mendeteksi ketidaksesuaian dari program audit internal yang dimaksud.

Dari ketiga langkah tersebut kemudian dilakukan proses tindakan pelatihan lanjutan untuk mengasah kekuatan auditor dalam menjalankan proses audit. Perusahaan sebaiknya melihat proses pengembangan program audit ini sebagai suatu nilai positif yang seharusnya dikembangkan dalam perusahaan untuk memiliki sistem yang kuat. Lakukan proses pencarian referensi eksternal yang tepat untuk dapat memberikan kontribusi yang positif terhadap proses impelementasi sistem ISO di dalam perusahaan. (amarylliap@yahoo.com, 087884378754)

Sistem ISO 9001:2008: Jalan Menuju Reformasi Sistem Manajemen Perusahaan

Melakukan proses aplikasi terhadap Sistem Manajemen ISO 9001:2008 bukanlah hanya suatu batasan sertifikasi belaka, tapi setiap perusahaan sebaiknya mengetahui proses terhadap bagaimana perubaan telah terjadi selama proses penyusunan Sistem Manajemen ISO 9001:2008 tersebut dijalankan. Banyak perusahaan mendapatkan suatu kondisi yang tidak sesuai dari harapan, sertifikasi ISO 9001 berhasil didapatkan tetapi sistem tidak dapat dijalankan dengan baik. Salah satu kesalahan terbesar yang muncul dari kegagalan ini adalah bagaimana proses pembuatan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001 dibentuk oleh perusahaan. Berikut adalah 5 kesalahan utama yang menyebabkan mengapa Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 gagal untuk dapat digunakan untuk stimulus terhadap perkembangan bisnis.

1. Hanya melihat pada kebutuhan sertifikasi saja
Banyak perusahaan melihat bahwa penerapan Sistem Manajemen ISO 9001:2008 itu adalah bagian terpisah dari business process organisasi/ perusahaan, istilah hanya untuk kebutuhan sertifikasi saja. Hal inilah yang menyebabkan ruang lingkup ISO menjadi sempit dan tumpul sehingga tidak bisa senjata yang strategis untuk dapat digunakan dalam mengembangkan perusahaan.

Contoh sederhana, dalam perusahaan yang hanya melihat kebutuhan adanya sertifikasi saja sehingga tidak jarang, perusahaan merasakan adanya "semangat" ISO pada jarak waktu 3 bulan sebelum kegiatan audit.

2. Tidak terdapat karakter personal karyawan yang kuat dalam penerapan sistem
Beberapa perusahaan gagal untuk menerapkan ISO 9001:2008 karena karakter individu yang ditunjuk sebagai MR (Management Representative) adalah individu yang tidak memiliki nilai atau aspek yang kuat dalam menjaga sistem. Beberapa pertimbangan menunjukkan bahwa kurangnya kekuatan MR dalam menjaga garis yang tegas dalam sistem kadangkala justru menyebabkan sistem tidak secara konsisten dijalankan.

Proses pengkombinasian antara beberapa fungsi pekerjaan dalam posisi MR sebenarnya bukanlah tindakan yang salah, namun perlu untuk lebih mempertimbangkan terhadap tingkat kesulitan dalam penerapan sistem dalam perusahaan, apabila ruang lingkup luas dan tingkat kesulitan penerapan sangat sulit maka hal ini membutuhkan individu yang memiliki peranan authorisasi yang kuat ataupun fungsi yang terpisah dengan jabatan atau fungsi pekerjaan lainnya.

3. Budaya perusahaan
Beberapa kegagalan dalam penerapan ISO 9001:2008 lebih disebabkan adanya budaya perusahaan yang gagal untuk berubah menjadi profesional. Kekuatan subyektif dari pemilik perusahaan yang salah perhitungan menyebabkan konsep penyediaan sumber daya dan dukungan manajemen hanya menjadi seadanya tidak secara utuh menunjang. Dimana hanya pemenuhan standar paling minimal yang muncul dalam proses pemenuhannya.
Kegagalan penerapan akan muncul karena suasana dukungan manajemen terlihat lemah dan hanya setengah-setengah.

4. Kompetensi sumber daya manusia
Pada beberapan perusahaan, penyusunan sistem manajemen ISO 9001 hanya dilakukan oleh konsultan. Beberapa konsultan "diminta" secara khusus untuk memastikan adanya jaminan kelulusan bagi pelanggan, namun secara implementasi gagal untuk mengetengahkan solusi pemecahan masalah bagi client nya. Akibat yang muncul adalah pemahaman organisasi terhadap Sistem Manajemen ISO tersebut gagal. Dan setelah konsultan menyelesaikan programnya, sistem ini menjadi eksklusif yang hanya dikuasai beberapa kelompok dalam organisasi tanpa melibatkan adanya rasa kepemilikan dari seluruh kalangan organisasi.

5. Hanya sekedar sistem dokumentasi
Ketika akan dicanangkan suatu Sistem ISO di dalam organisasi ternyata yang ditemukan dalam perusahaan adalah pemikiran adanya kebutuhan dokumentasi yang banyak. Akibatnya perusahaan hanya terpaku pada kebutuhan untuk penyusunan dokumen dan melupakan bagaimana proses implementasi terhadap dokumen itu dijalankan. Ketika seluruh sistem dokumentasi terselesaikan, perusahaan melihat bahwa tugas yang dijalankan dalam penerapan Sistem Manajemen Mutu tersebut sudah selesai.

Kelima kesalahan itulah yang menyebabkan perusahaan gagal menggunakan Sistem Manajemen ISO 9001:2008 sebagai alat penunjang reformasi dalam Sistem Manajemen Perusahaan. Salah satu alternatif yang dapat dipertimbangkan oleh perusahaan adalah menggunakan jasa konsultan yang tepat dan terbaik untuk penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001 sehingga dapat dijadikan alat yang tepat untuk melakukan proses reformasi perusahaan Anda. Bukan hanya sekedar kebutuhan sertifikasi saja. (amarylliap@yahoo.com, 08129369926)